BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

I. OGÓLNE INFORMACJE:
1. Przedmiot zamówienia:Przedmiotem zamówienia jest wybór Koordynatora/-tki wsparcia SS I edycja (część 1), Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP (część 2) w Zespole Zarządzającym Projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej – Subregion Łomzyński”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VII – Promocja integracji społecznej ,Poddziałanie 7.2.2 – Wsparcie ekonomii społecznej.
2. Zakres projektu: Wsparcie przy tworzeniu spółdzielni socjalnych oraz wsparcie istniejących spółdzielni socjalnych poprzez szkolenia, doradztwo (podstawowe i specjalistyczne) oraz dotacje inwestycyjną i pomostową (podstawową oraz przedłużoną).
3. Termin pełnienia funkcji Koordynatora/-tki wsparcia SS I edycja i Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP jest zbieżny z okresem trwania projektu: 01.01.2013 – 30.09.2014
4. Miejsce wykonywania zamówienia: zamówienie będzie wykonywane w Biurze projektu, jak również w miejscach wskazanych przez Zamawiającego na terenie subregionu łomżyńskiego oraz w innym dowolnym miejscu niezbędnym na wykonywanie zakresu obowiązków (np. wyjazdy monitorujące, kontakty z IP). Poza tym Zamawiający wymaga dyspozycyjności 6 dni w tygodniu dla obu stanowisk, tzn.
• Zamawiający wymaga obecności Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego nie mniej niż: pełne 2 dni robocze (8 godzinne) lub 4 dni robocze (4 godzinne) w tygodniu w godzinach pracy Urzędu (pn – pt., godz. 7:30 – 15:30);
• Zamawiający wymaga stałego kontaktu telefonicznego z Wykonawcą;
• Zamawiający wymaga osobistego stawiennictwa się Wykonawcy na wezwanie Zamawiającego w terminie 1 dnia od powzięcia przez Wykonawcę informacji o konieczności stawienia się;
• Zamawiający wymaga gotowości do osobistego stawiennictwa się Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego na wezwanie Zamawiającego w sprawach nagłych, wymagających natychmiastowego wyjaśnienia, np. niezapowiedziana kontrola
5. Kadra zarządzająca ma obowiązek prowadzenia karty czasu pracy. System rozliczania – wykonawca zobowiązany będzie wykonywać powierzone zadania w ramach projektu, za co otrzymywał będzie wynagrodzenie miesięczne.
6. Przewidywana liczba godzin pracy:
• Koordynatora/-tki wsparcia SS – 58 h/miesiąc
• Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP – 80 h/ miesiąc

II. MINIMALNE ZAKRESY OBOWIĄZKÓW

1. Zakres zadań dla stanowiska Koordynatora/-tki wsparcia SS:
• zarządzanie i nadzór nad prawidłową realizacją Zadania 2. Wsparcie spółdzielni socjalnych (SS) zgodnie z wymogami PO KL i wnioskiem,
• kierowanie personelem na poziomie zarządzającym i zadaniowym;
• organizacja spotkań z potencjalnymi uczestnikami projektu
• przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej związanej z zakładaniem spółdzielni socjalnych
• opracowanie wszelkich regulaminów związanych z rekrutacją, wsparciem finansowym i pomostowym, w tym ciągły kontakt z IP oraz Wnioskodawcą w zakresie uzgadniania tychże dokumentów;
• opracowanie wszelkich regulaminów związanych z pracami Komisji (Komisja oceny dokumentów rekrutacyjnych, Komisja Oceny Wniosków – dotacja inwestycyjna, wsparcie pomostowe podstawowe i przedłużone) oraz nadzór nad przebiegiem prac tychże Komisji;
• zarządzanie dokumentacją z zakresu realizacji Zadania 2. Wsparcie spółdzielni socjalnych - kontrola nad dokumentami opracowywanymi przez kadrę projektu (w tym pomoc w opracowywaniu specyfikacji warunków zamówienia dla poszczególnych zamówień)
• kontrola przebiegu rekrutacji,
• kontakt z Uczestnikami Projektu, kadrą trenerską, podwykonawcami z zakresu realizacji Zadania 2.
• sprawozdawczość merytoryczna projektu, w tym współpraca z Instytucją Pośredniczącą oraz Wnioskodawcą
• koordynacja działania 2 według harmonogramu projektu;
• rozliczanie kosztów oraz rezultatów projektu z zakresu realizacji Zadania 2;
• reprezentowanie projektu na zewnątrz.

L2. Zakres zadań dla stanowiska Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP:
• sprawozdawczość / w tym sporządzanie wniosków o płatność w części merytorycznej i finansowej z realizacji Zadania 2, sporządzanie bazy danych uczestników projektu (PEFS);
• współpraca w zakresie finansowego rozliczenia projektu z Ksiegowym/-ą
• dbanie o dokumentację wydatków związanych z realizowanymi zadaniami w zakresie: sprawdzanie pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych, kwalifikowalność ponoszonych kosztów, wydatkowanie środków zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami, odpowiedzialność za prawidłowe oznaczenie wszystkich dokumentów przy realizacji Zadania 2.;
• organizacja spotkań Komisji Oceny Dokumentów Rekrutacyjnych i Komisji Oceny Wniosków (w tym rozliczenie ich pracy; przygotowanie niezbędnych formularzy do ich pracy i jej rozliczenia itp.)
• nadzorowanie prawidłowego rozliczenia dotacji inwestycyjnej przez uczestników projektu oraz przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z otrzymaniem i rozliczeniem wsparcia;
• nadzorowanie prawidłowego wsparcia pomostowego podstawowego i przedłużonego przez uczestników projektu
• rozliczanie delegacji w ramach monitoringu wsparcia i prowadzonej działalności spółdzielni socjalnych;
• nadzór nad dokumentacją kadrową związaną z realizacją Zadania 2, w tym przygotowanie umów cywilno-prawnych, oświadczeń dla osób zatrudnionych w ramach projektu;
• prowadzenie rejestrów umów zawieranych w związku z działaniami przewidzianymi w projekcie, w tym umów z beneficjentami pomocy i zaświadczeń o pomocy de mini mis
•bieżące sporządzanie druków o wykorzystanej pomocy de mini mis wydawanych dla beneficjentów pomocy;
• sprawozdawczość z uzyskanej pomocy de mini mis przez uczestników projektu do UOKiK
• wykonywanie innych działań wynikających z potrzeby prawidłowego realizowania projektu i umowy o dofinansowanie;
• udział w roboczych spotkaniach kadry zarządzającej związanej z realizacją Zadania 2;
• kompletowanie dokumentacji księgowo-finansowej niezbędnej do rozliczania projektu
• udział w planowanych spotkaniach kontrolnych w siedzibach prowadzonej działalności gospodarczej u BO projektu, w tym sporządzanie raportów monitoringowych z wizyt;

III. MINIMALNE/ WSTĘPNE WYMAGANIA ZWIĄZANE Z NABOREM NA STANOWISKA:

1. Koordynator/-tka wsparcia SS
• wykształcenie wyższe (preferowane ekonomiczne i/lub prawnicze)
• min. 5 letnie doświadczenie zawodowe w realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego (pełnienie funkcji kierowniczej przynajmniej w 1 projekcie o wartości powyżej 40.000,00 PLN);
• minimum 5 letni staż pracy biurowej (preferowany w administracji publicznej),
• znajomość zasad rozliczania projektów finansowanych ze środków europejskich, w szczególności zasad kwalifikowalności wydatków i zasad systemu sprawozdawczośc,i
• znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o finansach publicznych,
• znajomość procedur stosowanych w jednostkach samorządu terytorialnego (m.in. procedury wyłania personelu, usługodawców, wykonawców itp.),
• biegła znajomość obsługi komputera (WORD, EXCELL, Internet),
• pełna zdolność do czynności prawnych
• niekaralność

2. Specjalista/-tka ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP:
• wykształcenie wyższe
• min. 2 letnie doświadczenie zawodowe w realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego i/lub zadań publicznych finansowanych ze źródeł krajowych (w tym uczestnictwo w min. 2 projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego o wartości przekraczających 40.000 PLN);
• minimum 2 letni staż pracy
• znajomość zasad rozliczania projektów finansowanych ze środków europejskich, w szczególności zasad kwalifikowalności wydatków i zasad systemu sprawozdawczości
• znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o finansach publicznych
• znajomość zasad rozliczania wsparcia finansowego (dotacje inwestycyjne, wsparcie pomostowe podstawowe i przedłużone)
• biegła znajomość obsługi komputera (WORD, EXCELL, Internet)
• pełna zdolność do czynności prawnych
• niekaralność


IV. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Wstępne oferty cenowe proszę przesłać do dnia 24 grudnia 2012r. do godz. 11.30 e-mailem: edyta.zawojska@powiatlomzynski.pl lub osobiście na adres: Starostwo Powiatowe w Łomży, ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża lub dostarczyć osobiście (pokój 323).


V. NIEZBĘDNE ZAŁĄCZNIKI DO ZŁOŻENIA OFERTY
1. Wzór oferty cenowej - załącznik nr 1
2. Cv
3. Wykaz doświadczenia – załącznik nr 2