BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

1. Poprzez dostawę i montaż oraz wdrożenie systemu zarządzania kolejką w Wydziale Promocji, Rozwoju i Komunikacji w Starostwie Powiatowym w Łomży zamawiający rozumie wszystkie czynności związane z dostawą, instalacją i uruchomieniem systemu na 5 stanowisk obsługi, przeznaczonego dla 2 kategorii spraw:

• Rejestracja: pojazdów nowych, pojazdów sprowadzonych z zagranicy, pojazdów zarejestrowanych w kraju. Wyrejestrowania pojazdów z powodu kasacji i kradzieży – 4 stanowiska,
• Odbiór dowodów rejestracyjnych nowych i z depozytu, zgłoszenia zbycia pojazdów, wpis adnotacji (hak, gaz, VAT), wyrejestrowania czasowe – 1 stanowisko

Z możliwością rozszerzenia systemu o kolejne stanowiska obsługi dla dowolnej kategorii spraw, co uwzględnione będzie w cenie złożonej oferty.

2. Minimalny zakres zamówienia:

• biletomat z wyposażeniem, wolnostojący z monitorem dotykowym z uchwytem i montażem do podłogi, drukarka zamontowana w obudowie wandaloodpornej z możliwością otworzenia obudowy zamykanej na kluczyk w celu wymiany rolek papieru (standardowe rolki papieru do drukarek fiskalnych) i funkcji serwisowych – 1 szt.,
• telewizor 42” – 1 szt.,
• komputer do TV – 1 szt.,
• LED stanowiskowy – 5 szt. (opcjonalnie),
• PAD stanowiskowy – 5 szt.,
• dźwięk,
• montaż,
• uruchomienie,
• przeszkolenie pracowników,
• materiały eksploatacyjne na około 100 000 biletów,
• możliwość rejestracji internetowej do kolejki,
• pogląd stanu kolejki on-line,
• 24 m-ce gwarancji,
• 3 m-ce opieki powdrożeniowej,
• podgląd na liczbę oczekujących klientów,
• Administrator aplikacji powinien posiadać możliwość zakładania /usuwania limitów przydzielonych do danej kategorii. Limity powinny uwzględniać ilość biletów na dany dzień i godzinę wyłączenia danej kategorii. Aplikacja systemu kolejkowego powinna mieć możliwość przypisywania takich limitów do każdej kategorii i podkategorii niezależnie,
• kiedy zostanie ustawiony limit danej kategorii/podkategorii i system kolejkowy osiągnie zadaną wartość to na ekranie monitorów powinna pokazać się informacja (np.: znak graficzny w postaci kłódki) sygnalizująca zamknięcie danej kategorii/podkategorii a na automacie kolejkowym dana kategoria/podkategoria powinna nie być dostępna np.: poprzez wyświetlenie jej jako szare pole,
• zainstalowane oprogramowanie systemu kolejkowego powinno mieć możliwość pokazania na każdym z monitorów aktualnie przywołany bilet i ilość biletów oczekujących do danych kategorii.

System ma posiadać możliwość zbierania i przetwarzania wszelkich danych statystycznych o pracy Urzędu.

3. Montaż Systemu w budynku Starostwa Powiatowego w Łomży:

• Uruchomienie sieci łączącej urządzenia wchodzące w skład systemu w zakresie niezbędnym do jego prawidłowego działania;
• Konfiguracja systemu zgodnie z zaleceniami Zamawiającego;
• Administrator systemu powinien mieć możliwość dodawania kolejnych kategorii kolejek, podkategorii, nowych stanowisk obsługi (aplikacji stanowiskowych instalowanych na komputer PC) i użytkowników bez ponoszenia dodatkowych nakładów inwestycyjnych w sprzęt czy licencje;
• Aplikacja do przywoływania interesantów instalowana na komputerach zarządzających systemem kolejkowym powinna posiadać możliwość podglądu online: ile osób pobrało bilet do danej kategorii, możliwość transferu danego numeru biletu do innej kategorii/podkategorii, możliwość przeniesienia wzywanego numeru do poczekalni, gdy nie odpowiada i wywołanie go z powrotem w dowolnym momencie obsługi interesantów, możliwość wyboru, która kategoria jest obsługiwana przez dane stanowisko, jeśli użytkownik ma takie uprawnienia,
• W przypadku zaniku napięcia i ponownym uruchomieniu komputera system musi zapewnić automatyczne uruchomienie z utrzymaniem ciągłości kolejki,
• System musi umożliwiać dowolny transfer klientów pomiędzy różnymi grupami bez konieczności ponownego pobierania biletu oraz przenoszenie biletu do poczekalni.
• System kolejkowy powinien posiadać możliwość umawiania wizyt – rezerwacji biletów przez stronę www.

4. Uruchomienie systemu:

• Zaoferowany sprzęt musi być oznaczony znakiem CE oraz posiadać deklarację zgodności z normą bezpieczeństwa CE – należy przez to rozumieć certyfikat wydany przez upoważnioną instytucję certyfikującą lub oświadczenie producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzające na jego wyłączną odpowiedzialność, że oferowane wyroby są zgodne z zasadniczymi wymaganiami, zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2017 r., poz. 1226 ze zm.).

5. Wdrożenie systemu zarządzania kolejką:

• przeprowadzenie szkolenia pracowników z zakresu obsługi urządzeń wchodzących w skład Systemu oraz szkolenie w zakresie obsługi urządzenia i zainstalowanego oprogramowania dla administratorów,
• instrukcja dotycząca konfiguracji oprogramowania, wydana w języku polskim,
• szybki czas reakcji od zgłoszenia usterki, awarii (do 12 godz.),
• w okresie gwarancji wszelkie koszty związane z dojazdem serwisu i usunięciem awarii (w tym wymiana na nowe części) stwierdzonej w przedmiocie niniejszej umowy, obciążają Wykonawcę,
• gdy zaistnieje przypadek niemożności usunięcia awarii w w/w terminie na czas naprawy Wykonawca zapewni urządzenie zastępcze o parametrach nie gorszych niż sprzęt naprawiany, oraz zapewni bezpłatną dostawę, montaż i uruchomienie tego sprzętu najpóźniej następnego dnia roboczego po upływnie,
• po każdej naprawie Wykonawca przesyła drogą elektroniczną na adres starosta.blm@powiatypolskie.pl lub faksem pod numer 86 2156904 potwierdzenie naprawy, w formie protokołu, zawierającego opis usterki oraz sposób naprawy. Oryginał protokołu należy przesłać na adres: Starostwo Powiatowe w Łomży ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża,
• Integracja we współpracy z Zamawiającym Systemu Kolejkowego z witryną http://www.powiatlomzynski.pl w zakresie publikowania na tej witrynie informacji o czasie oczekiwania oraz w zakresie kalendarza internetowego,
• Wykonawca zapewni Zamawiającemu wsparcie techniczne hot-line w godzinach pracy Wydziału Promocji, Rozwoju i Komunikacji Starostwa Powiatowego w Łomży.

6. Pozostałe ustalenia należy uzgodnić z Zamawiającym:

• Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia ostatecznego zestawienia urządzeń wchodzących w skład Systemu kolejkowego najbardziej odpowiadający specyfice urzędu i realizowanych w Wydziale Promocji, Rozwoju i Komunikacji spraw.
• Termin dostarczenia i montażu Systemu kolejkowego: 30 dni od dnia zatwierdzenia Systemu.
• Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez strony: Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół stanowić będzie podstawę do wystawienia faktury/rachunku.
• Rozliczenie wsparcia nastąpi na podstawie przedłożonej do Starostwa Powiatowego w Łomży faktury wystawionej na: Powiat Łomżyński – Starostwo Powiatowe w Łomży, ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża, NIP: 718-196-82-22, w terminie 14 dni od jej otrzymania.
• Wykonawca udzieli na przedmiot zamówienia gwarancji. Czas gwarancji liczony będzie od daty podpisania przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego.

7. Kryterium oceny ofert: Zamawiający wybierze ofertę Systemu kolejkowego, kierując się następującymi kryteriami:
   • Cena - 90%

Cena min

                                                                                              -------------- x 90 pkt = [ilość pkt]

                                                                                                 Cena

gdzie:

• Cena min - najniższa zaoferowana cena (brutto) spośród ofert podlegających ocenie.          
• Cena - cena brutto ocenianej oferty.

• Długość gwarancji - 10%

Gwarancja

                                                                              ----------------------------------- x 10 pkt = [ilość pkt]

                                                                                             Gwarancja max

gdzie:

• Gwarancja max - najdłuższa zaoferowana gwarancja spośród ofert podlegających ocenie.          
• Gwarancja - długość udzielonej gwarancji ocenianej oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert nieodrzuconych - ważnych - z największą liczbą punktów, po zsumowaniu, wg zasad opisanych wyżej.

8. Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: Edyta Zawojska, Karolina Przybyłek w dni robocze od 7:30 do15:30.

9. Prosimy o udzielenie odpowiedzi na niniejsze zapytanie do 14 marca 2018 r. do godz. 14:00.

10. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty Szczegółowy opis funkcjonowania systemu.

11. Zamawiający ma prawo unieważnić zapytanie ofertowe bez podania przyczyny.

12. Ofertę (załącznik nr 1) należy przesłać na adres:
13. Starostwo Powiatowe w Łomży, ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża, pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym terminie bez względu na przyczyny opóźnienia,
14. lub drogą elektroniczną na adres: zawojska@powiatlomzynski.pl (scan oferty)
15. lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego w pokoju 301.