BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

    Na podstawie  art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym    ( Dz. U. 2018 r. poz.995)  w związku z art. 294 § 1 pkt 2 ustawy  z dnia  29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z  2018 r., poz. 800), zarządzam   co następuje:

§ 1

Niniejszym zarządzeniem wprowadza się procedurę postępowania z przesyłkami i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa” w Starostwie Powiatowym   w Łomży.

§ 2

1. Przesyłki wychodzące ze Starostwa Powiatowego w Łomży, zawierające klauzulę „tajemnica skarbowa” powinny mieć postać przesyłki poleconej opakowanej w dwie nieprzezroczyste koperty, na których umieszcza się:

• na wewnętrznej kopercie:

1. klauzulę „tajemnica skarbowa” i ewentualnie znak sprawy,
2. imienne określenie adresata,

• na zewnętrznej kopercie
• nazwę jednostki organizacyjnej adresata,
• adres siedziby adresata,
• nazwę nadawcy.
• Dokumenty zawierające informacje o charakterze tajemnicy skarbowej oznaczone są klauzulą „tajemnica skarbowa” u góry pisma.

§ 3

1. Pracownicy kancelarii przyjmują, rejestrują i wysyłają przesyłki oznaczone klauzulą „tajemnica skarbowa”.
2. Po otwarciu przesyłki przychodzącej i stwierdzeniu, że znajduje się w niej druga koperta wewnętrzna z klauzulą „tajemnica skarbowa” pracownicy kancelarii rejestrują przesyłkę na podstawie danych zawartych na kopercie.
3. Nie otwierając drugiej koperty, należy przekazać przesyłkę Staroście, który po zapoznaniu się z treścią pisma dokonuje dekretacji i przekazuje je zgodnie z właściwością do załatwienia.
4. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące „tajemnicę skarbową” należy ja bezzwłocznie przekazać w zamkniętej kopercie Staroście z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. Ten tryb postępowania obowiązuje także w przypadku gdy przesyłka wpłynie bezpośrednio do komórki organizacyjnej z pominięciem kancelarii.

§ 4

1. Dostęp do dokumentów oznaczonych klauzulą „tajemnica skarbowa” w Starostwie Powiatowym w Łomży mogą mieć osoby, które złożyły na piśmie przyrzeczenie o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej. Przyrzeczenia składane są w dwóch egzemplarzach  z których jeden odkłada się do akt osobowych pracowników.
2. Treść przyrzeczenia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia i jest zgodna z art. 294 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
3. Zachowanie tajemnicy skarbowej obowiązuje również po ustaniu zatrudnienia.
4. Do przestrzegania tajemnicy skarbowej obowiązane są również inne osoby, którym udostępniono informacje objęte tajemnicą skarbową, chyba, że na ich ujawnienie zezwala sam przepis prawa.
5. W przypadku prowadzenia spraw, w ramach których nastąpi udostępnienie dokumentów z klauzulą „tajemnica skarbowa”  Sekretarz Powiatu jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika prowadzącego  i przyjęcie od niego w dwóch egzemplarzach przyrzeczeń,  z których jeden jest przekazywany jest Głównemu Specjaliście ds. kadr.

§ 5

1. Dokumenty oznaczone klauzulą „tajemnica skarbowa” przechowuje się na stanowiskach pracy właściwej komórki organizacyjnej w meblach biurowych zamykanych na klucz, chronionych przed dostępem do osób nieuprawnionych.
2. Dokumenty oznaczone klauzula „tajemnica skarbowa’ w Starostwie winny być przechowywane odrębnie od innych dokumentów chyba, że charakter sprawy wymaga, aby stanowiły one integralną całość z innymi dokumentami.
3. Nie sporządza się kopii, odpisu, wypisu i wyciągu, również w wersji elektronicznej     z dokumentów objętych tajemnicą skarbową.

§ 6

1. Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów do wyznaczenia pracowników, których stanowiska łączą się z dostępem do dokumentów oznaczonych klauzulą „tajemnica skarbowa” oraz stałego monitorowania tej kwestii.
2. Sekretarza Powiatu, Skarbnika Powiatu, Naczelników Wydziałów oraz pracowników  o których mowa w ust. 1 zobowiązuje się do złożenia na piśmie przyrzeczenia    o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej i jego złożenia głównemu Specjaliście ds. Kadr, celem dołączenia do akt osobowych.

§ 7

Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Sekretarz Powiatu.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Elżbieta Parzych