BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2015 r. poz. 1445 z późn. zm.) § 1 ust.3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz.67) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Z dniem 16 lutego 2016 roku wprowadzam w Starostwie Powiatowym w Łomży, zwanym dalej „Urzędem”, teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej EZD), jako system wspomagający.

2. Obowiązującym systemem prowadzenia dokumentacji w dalszym ciągu jest system tradycyjny, a sprawy wytypowane do pilotażu dodatkowo prowadzi się elektronicznie.

§ 2.

W EZD tworzy się, prowadzi ewidencję i rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą akta spraw w postaci elektronicznej objętych pilotażem.

                                                               § 3.

1. W Urzędzie ustala się jeden punkt Kancelarii Ogólnej.

2. Kancelaria Ogólna prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.

3. Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez kancelarię ogólną:

a) adresowane imiennie (pisma prywatne), które przekazuje się adresatom,

b) pisma zawierające informacje niejawne, które przekazuje się Staroście,

c) przesyłki wartościowe, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

4. Jeżeli po otwarciu koperty, nie oznaczonej na zewnątrz napisem "Zastrzeżone" lub "Poufne", okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące informację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją Staroście z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

 § 4.

Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających - identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

§ 5.

1. Wpływy na nośniku papierowym w sprawach, o których mowa w § 2, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane   z zastrzeżeniem ust. 3.  

2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

- danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty  i zapoznania się z treścią pisma;

- danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.  

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:  

1) rozmiar strony większy niż A4,

2) liczbę stron większą niż 50,

3) nieczytelną treść,

4) postać inną niż papierowa,

5) postać lub formę niemożliwą do skanowania.  

§ 6.

Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD,  w kolejnych etapach wprowadzenia pilotażu poprzez publikowanie na bieżąco na portalu wewnętrznym Urzędu.    

§ 7.

1. W przypadku awarii EZD upoważniam Sekretarza do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami i trybem określonymi              w załączniku do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów.

2. Po ustaniu awarii należy:

1) niezwłocznie nanieść unikatowy identyfikator,

2) wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,

3) odzwierciedlić w EZD przebieg załatwiania spraw.

§ 8.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta

Elżbieta Parzych