BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm. ) – zarządzam, co następuje:


§ 1

Wprowadzam procedurę kontroli finansowej i plan kont dla projektu „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja rządowa”” w ramach RPOWP na lata 2007 - 2013 –
Priorytet IV. Społeczeństwo informatyczne;

§ 2

Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Starosta
Lech Szabłowski



Załącznik
do Zarządzenia Nr 57 /2012
Starosty Łomżyńskiego
z dnia 22 listopada 2012 roku

I. Nazwa projektu pn. „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja rządowa”” w ramach RPOWP na lata 2007 - 2013.
Priorytet IV. Społeczeństwo informatyczne;
1. Realizacja na podstawie :
1) decyzji Nr UDA – RPPD.04.01.00-20-002/11-00 w sprawie dofinansowania
projektu pn. „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa
podlaskiego – część II, administracja rządowa”” w ramach RPOWP na lata
2007 – 2013 ;
2) umowa w sprawie współdziałania przy realizacji w/w zadania z dnia 20 grudnia
2007 roku oraz aneks do umowy z 21 października 2011 roku z Zarządem
Województwa Podlaskiego , który jest Instytucją Zarządzającą projektu a
Powiatem Łomżyńskim, który zgodnie z załącznikiem Nr 2 rzeczowo –
finansowym wraz określonym harmonogramem kosztów realizował zadania
dot. Powiatu;
3) wniosku na dofinansowanie realizacji Projektu w ramach RPOWP na lata 2007
– 2013 o numerze WND-RPPD.04.01.00-20-002/11;

2. Realizacja projektu zgodnie z w/ w decyzją na podstawie wniosku o dofinansowanie projektu w okresie od 01 listopada 2012 roku do 31 grudnia 2014 roku.
3. Dofinansowanie na realizację Projektu w łącznej kwocie wyniesie – 70.115.672,73 zł z czego na realizację zadań przez Starostwo Powiatowe, przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 975.226,50 zł w tym :
- 828.942,524715 zł ze środków europejskich ( 84,9999999708% wydatków
kwalifikowanych ) ;
- 146.283,977847 zł wkład własny powiatu ( 15,0000000292% wydatków
kwalifikowanych).
4. Odsetki bankowe od przekazanych środków finansowych, nie podlegają zwrotowi do Instytucji Zarządzającej RPOWP , zgodnie z ustawą z dnia 13 listopada 2003 r o dochodach jednostek samorządu terytorialnego ( § 6 pkt 20 decyzji).
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków z Instytucji Zarządzającej do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
6. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie Zarządzenie Nr 41/2012 r. Starosty Łomżyńskiego z dnia 02 sierpnia 2012 roku w sprawie zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łomży i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861, ze zm. ).
7. Środki otrzymane od Instytucji Zarządzającej, którą jest Zarząd Województwa na dofinansowanie części projektu, którą realizuje Powiat Łomżyński klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 72095 (720 - Informatyka , 72095 – Pozostała działalność) z tego:
- płatności ze środków europejskich ( 84,9999999708%) w paragrafie dochodów i
wydatków odpowiednio z cyfrą 7.
- dotację celową z budżetu krajowego ( 15,0000000292%) w paragrafie dochodów i
wydatków odpowiednio z cyfrą 9.
8. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.
9. Przykłady opisywania dokumentów finansowych określone przez Lidera Projektu stanowią załączniki Nr 1-3 do niniejszego zarządzenia

II. Organ Powiatu Łomżyńskiego

W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie wyciągów bankowych z HEXA BANKU Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi pomocniczy ( dochodów) rachunek bankowy nr 02 8762 0009 0003 2551 2000 0020. Po otrzymaniu środków niezwłocznie zostaną przekazane na rachunek wyodrębniony dla projektu.


1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład własny ( 15,0000000292%) i udział środków europejskich (84,99999999708%).

- 133 – Rachunek budżetu;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 960 – Skumulowane wyniki budżetu;
- 961 – Wynik wykonania budżetu;

2. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 26).

Lp. Treść Wn Ma

1. Wpływ środków na realizację projektu wyciągu bankowy
133
901
2. Przekazanie środków na rachunek wyodrębniony 223 133


3. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 7 i 9.

902


223


4. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na fundusz programu 901

961


5. Przeksięgowanie rocznych wydatków na fundusz programu 961
902


Wydatki w jednostce tj. Starostwie Powiatowym w Łomży realizowane będą z rachunku bankowego wyodrębnionego o numerze 16 8762 0009 0003 2551 2000 0350 dla tego Projektu.



III. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe

1. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1. Dziennika częściowego;
2. Kont syntetycznych;
3. Kont analitycznych;
4. Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.


2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku. Umowa przedłużająca w sprawie aktualizacji programu z 12 czerwca 2012 roku

3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Pani Grażyna Głażewska i Marzena Milewska - Główni Specjaliści Wydziału Finansowego. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu, podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.

5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Rodzaj i Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Nazwa wystawcy dokumentu ;
• Sposób i datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków kwalifikowanych;
• W tym VAT.


6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka / analityka).

7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.

8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu w ramach RPOWP na lata 2007-2013.

9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków europejskich w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – krajowy wkład publiczny ( udział 15,0000000292%) i– udział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ( udział – 84,9999999708%).


- 130 – Rachunek bieżący jednostki;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetami;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 401 – Zużycie materiałów i energii
- 402 – Usługi obce;
- 404 – Wynagrodzenia;
- 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
- 409 – pozostałe koszty rodzajowe;
- 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 –Wynik finansowy.

Konto pozabilansowe

- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.


10. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu powiatu ( wkład własny) i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.


L.p. Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 130 223
2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 401
402 201
3. zapłata zobowiązań z tytułu usług i dostaw 201 130
4. Odsetki na rachunku bankowym 130 240
5. Przekazanie odsetek od środków na rachunku wyodrębnionym na rachunek Lidera Projektu
240
130
6 Zachowanie czystości zapisów na koncie 130 ( przy zwrocie odsetek od środków na rachunku )
-130
130
6. Naliczenie wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło 404
231
7 Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 405 229
8

9. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia, ROR
231
231
231
229
225
240

10. Przyjęcie środka trwałego ( faktura ) na stan jednostki i oddanie do użytku oraz amortyzacja 080
011
400 201
080
071
11. Zapłata zobowiązań z tytułu
Dostaw i usług ( środki trwałe i pozostałe) 201 130

12. Przeksięgowanie równowartości wydatków równolegle z zapłatą 810 800
13
Przeksięgowanie salda na dzień bilansowy 800 810

11. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło, itp.
240

130
12. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
130
13. Zapłata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
130
15. Zwrot niewykorzystanych środków do Lidera Projektu 223
130


17. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223

800
19. Przeniesienie na koniec roku kosztów finansowych 860 750
20. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 401,402,404,405,409
21. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980

22. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
23. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-

24. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym
-

998


IV. Procedura kontroli finansowej projektu


Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Liderem Projektu –Koordynator Partnera Projektu – Wiesław Jemielity .
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej- Koordynatora Partnera Projektu – Wiesław Jemielity.
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych – Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Grażyna Głażewska. Marzena Milewska .
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.

V. Dowody księgowe zewnętrzne

1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach RPOWP muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem, zgodnie z ustaleniami z Instytucją Zarządzającą.
Przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, strony umowy stosują sie do aktualnych „ Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013.
Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer decyzji o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 - adnotacja ta powinna być umieszczona na dole pierwszej strony oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa nie należy zamieszczać zwrotu „ oraz ze środków budżetu państwa”;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 223 z 2007r, poz. 1655 z póżn. zm.).
•


2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez Koordynatora Partnera Projektu – Wiesław Jemielity , który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez Koordynatora Partnera Projektu – Wiesława Jemielitego. Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Grażynę Głażewską i Marzenę Milewską - Główni Specjaliści i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków europejskich zgodnie z klasyfikacją budżetową.


VI. Dowody księgowe wewnętrzne

Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. Do rozliczeń wewnętrznych dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez Koordynatora Partnera Projektu – Wiesława Jemielitego. Notę księgową i polecenie księgowania sporządza Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Grażynę Głażewską i Marzenę Milewską , potwierdzają te dane podpisem, a zatwierdza Starosta i Skarbnik.

VII. Okres przechowywania dokumentów

Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( art. 60 rozporządzenia Rady ( WE ) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku.