BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm. ) – zarządzam, co następuje:


§ 1

Wprowadzam procedurę kontroli finansowej i plan kont dla projektu „NOWE OTWARCIE – Centrum Integracji Społecznej w Łomży w ramach PO KL –
Priorytet VII. Promocja integracji społecznej ;
Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej; Poddziałanie – 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym – stanowiące załącznik do zarządzenia.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
Lech Szabłowski




Załącznik
do Zarządzenia Nr 55 /2012
Starosty Łomżyńskiego
z dnia 22 listopada 2012 roku

I. Nazwa projektu pn.” NOWE OTWARCIE – Centrum Integracji Społecznej w Łomży w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Priorytet VII. Promocja integracji społecznej;
Działanie 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej; Poddziałanie – 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym .
Realizacja na podstawie Umowy Partnerskiej zawartej w dniu 10 września 2012 roku z Liderem Partnerstwa –Fundacją Edukacji i Twórczości z siedzibą w Białymstoku ul. ks. Abramowicza 1, 15-872 Białystok
1. Realizacja projektu zgodnie z w/ w umową na podstawie wniosku o dofinansowanie projektu w okresie od 01 listopada 2012 roku do 31 stycznia 2015 roku.
2. Dofinansowanie na realizację Projektu o numerze KSI WND-POKL.07.02.01-20-318/12 w łącznej kwocie wyniesie – 893.081,90 zł z czego na realizację zadań przez Starostwo Powiatowe jako Partnera Projektu, przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 182.500,00 zł ( § 8 ust 2 pkt 2 umowy partnerskiej) w tym :
- 155.125,00 zł ze środków europejskich;
- 27.375,00 zł dotacja celowa z budżetu krajowego.
3. Odsetki bankowe od przekazanych Partnerowi środków finansowych, są dochodem budżetu państwa i podlegają zwrotowi na rachunek Lidera ( § 8 ust 6 umowy partnerskiej) .
4. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków od Lidera Partnerstwa do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie Zarządzenie Nr 41/2012 r. Starosty Łomżyńskiego z dnia 02 sierpnia 2012 roku w sprawie zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łomży i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861, ze zm. ).
6. Środki otrzymane od Lidera Partnerstwa , którą jest Fundacja Edukacji i Twórczości w Białymstoku na dofinansowanie części projektu, którą realizuje Partner tj. Powiat Łomżyński klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 85395 (853- Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, 85395 – Pozostała działalność) z tego:
- płatności ze środków europejskich ( 85%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 7.
- dotację celową z budżetu krajowego ( 15%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 9.
7. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.

II. Organ Powiatu Łomżyńskiego

W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie ksero wyciągów bankowych z HEXA BANKU Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi wyodrębniony rachunek bankowy nr 24 8762 0009 0003 2551 2000 0400 zgodnie z § 8 pkt 6 umowy partnerskiej. Osobą uprawnioną do potwierdzania za zgodność z oryginałem jest Skarbnik Powiatu.


1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład krajowy ( 15%) i udział Europejskiego Funduszu Społecznego (85%).

- 133 – Rachunek budżetu;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 960 – Skumulowane wyniki budżetu;
- 961 – Wynik wykonania budżetu;

2. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 24).

Lp. Treść Wn Ma

1. Wpływ środków na realizację projektu wyciągu bankowy
133
901
2. Przekazanie środków na rachunek wyodrębniony 223 133


3. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 7 i 9.

902


223


4. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na fundusz programu 901

961


5. Przeksięgowanie rocznych wydatków na fundusz programu 961
902


Wydatki w jednostce tj. Starostwie Powiatowym w Łomży realizowane będą z rachunku bankowego wyodrębnionego o numerze 24 8762 0009 0003 2551 2000 0400 dla tego Projektu.

III. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe

17. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1. Dziennika częściowego;
2. Kont syntetycznych;
3. Kont analitycznych;
4. Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.


2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku. Umowa przedłużająca w sprawie aktualizacji programu z 12 czerwca 2012 roku

3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Gorzęba Barbara – Skarbnik Powiatu. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu i podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.
• Koszty ogółem z podziałem na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i Cross – financing w kosztach ogólnych.
• Koszty bezpośrednie z podziałem na zadania ( budżet projektu przy wniosku o dofinansowanie).

5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków walifikowanych;
• W tym VAT.


6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka / analityka).

7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.

8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu PO KL.

9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków europejskich w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – krajowy wkład publiczny ( udział 15%) i– udział Europejskiego Funduszu Społecznego ( udział – 85%).


- 130 – Rachunek bieżący jednostki;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetami;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 401 – Zużycie materiałów i energii
- 402 – Usługi obce;
- 404 – Wynagrodzenia;
- 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
- 409 – pozostałe koszty rodzajowe;
- 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 –Wynik finansowy.

Konto pozabilansowe

- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.


10. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu państwa i Europejskiego Funduszu Społecznego.


L.p. Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 130 223
2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 401
402 201
3. zapłata zobowiązań z tytułu usług i dostaw 201 130
4. Odsetki na rachunku bankowym 130 240
5. Przekazanie odsetek od środków na rachunku wyodrębnionym na rachunek Lidera Projektu
240
130
6 Zachowanie czystości zapisów na koncie 130 ( przy zwrocie odsetek od środków na rachunku )
-130
-130
6. Naliczenie wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło 404
231
7 Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 405 229
8

9. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia, ROR
231
231
231
229
225
240
10. Zapłata zobowiązań z tytułu
Dostaw i usług 201 130

11. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło, itp.
240

130
12. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
130
13. Zapłata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
130
15. Zwrot niewykorzystanych środków do Lidera Projektu 223
130


17. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223

800
18 Przeksięgowanie wg sprawozdań budżetowych Rb-27S zrealizowanych dochodów budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
800
222
19 Należności z tytułu dochodów budżetowych 222 720
19. Przeniesienie na koniec roku przychodów finansowych z projektu budżetu 720 860
20. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 401,402,404,405,409
21. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980

22. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
23. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-

24. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym
-

998


IV. Procedura kontroli finansowej projektu

Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Liderem Partnerstwa –Asystent Projektu – Deptała Adam.
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej- Asystent Projektu –Deptała Adam i Edyta Zawojska – Naczelnik Wydziału Promocji, Rozwoju i Spraw Społecznych.
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych – Barbara Gorzęba .
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.

V. Dowody księgowe zewnętrzne

1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem ( nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem).
Przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, strony umowy stosują sie do aktualnych „ Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki.

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer umowy o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa nie należy zamieszczać zwrotu „ oraz ze środków budżetu państwa”;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 223 z 2007r, poz. 1655 z póżn. zm.).

2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez Asystenta Projektu – Deptała Adam, który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez Asystenta Projektu – Deptała Adam. Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Barbaraę Gorzębę i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków europejskich zgodnie z klasyfikacją budżetową.


VI. Dowody księgowe wewnętrzne

Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. Do rozliczeń wewnętrznych dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez Asystenta Projektu – Deptała Adam. Notę księgową i polecenie księgowania Barbara Gorzęba – i potwierdza te dane podpisem, a zatwierdza Starosta i Skarbnik.

VII. Okres przechowywania dokumentów

Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( § 11 pkt 1 umowy partnerskiej ).