Zarządzenie Nr 46/2012 Starosty Łomżyńskiego
z dnia: 03 września 2012 roku
w sprawie procedury kontroli finansowej i planu kont dla Projektu pn „
Moja edukacja szansą na życie innych – edycja 3” w ramach POKL.
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm. ) – zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadzam procedurę kontroli finansowej i plan kont dla projektu „ Moja edukacja szansą na życie innych – edycja 3 ” w ramach PO KL – Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach , Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich” – stanowiące załącznik do zarządzenia.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta
Lech Marek Szabłowski
Załącznik
do Zarządzenia Nr 46 /2012
Starosty Łomżyńskiego
z dnia 03 września 2012 roku
I. Nazwa projektu systemowego . pn. „Moja edukacja szansą na życie innych – edycja 3” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich”.
Realizacja na podstawie Umowy NR –UDA-POKL.09.05.00-20-728/11-00 z dnia 22 marca 2012 roku zawartej z Instytucją Pośredniczącą tj. Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
1. Realizacja projektu zgodnie z w/ w umową na podstawie wniosku w okresie od 03 września 2012 roku do 30 listopada 2012 roku.
2. Dofinansowanie na realizację Projektu przez Starostwo Powiatowe przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 49.900,00 zł i stanowiącej nie więcej niż 100% całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu w tym :
- 42.415,00 zł ze środków europejskich;
- 7.485,00 zł dotacja celowa z budżetu krajowego.
3. Odsetki bankowe od przekazanych Partnerowi środków finansowych, są dochodem budżetu powiatu, zgodnie z zapisami ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i podlegają przekazaniu na rachunek dochodów budżetu Starostwa Powiatowego w Łomży.
4. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków z Instytucji Pośredniczącej do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie Zarządzenie Nr 41/2012 Starosty Łomżyńskiego z dnia 2 sierpnia 2012 roku w sprawie zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łomży i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861, ze zm. ).
6. Środki otrzymane od Instytucji Pośredniczącej, którą jest Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku na dofinansowanie Projektu klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 85395 (853- Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, 85395 – Pozostała działalność) z tego:
- płatności ze środków europejskich ( 85%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 7.
- dotację celową z budżetu krajowego ( 15%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 9.
7. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.
II. Organ Powiatu Łomżyńskiego
W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie wyciągów bankowych z HEXA BANKU Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi pomocniczy ( dochodów) rachunek bankowy nr 02 8762 0009 0003 2551 2000 0020 zgodnie z § 8 pkt. 5 umowy, z którego środki będą przekazane na rachunek wyodrębniony dla tego zadania.
1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład krajowy ( 15%) i udział Europejskiego Funduszu Społecznego (85%).
- 133 – Rachunek budżetu;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 960 – Skumulowane wyniki budżetu;
- 961 – Wynik wykonania budżetu;
2. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 23).
Lp. Treść Wn Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu wyciągu bankowy
133
901
2. Przekazanie środków na rachunek wyodrębniony 223 133
3. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 7 i 9.
902
223
4. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na fundusz programu 901
961
5. Przeksięgowanie rocznych wydatków na fundusz programu 961
902
Wydatki w jednostce tj. Starostwie Powiatowym w Łomży realizowane będą z rachunku bankowego wyodrębnionego o numerze 79 8762 0009 0003 2551 2000 0380 dla tego Projektu.
III. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe
4. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1) Dziennika częściowego;
2) Kont syntetycznych;
3) Kont analitycznych;
4) Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku.
3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Pani Marzena Milewska – Główny Specjalista Wydziału Finansowego. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu, podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.
4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.
• Koszty ogółem z podziałem na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i Cross – financing w kosztach ogólnych.
• Koszty bezpośrednie z podziałem na zadania ( budżet projektu przy wniosku o dofinansowanie).
5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków kwalifikowalnych;
• W tym VAT.
6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka / analityka).
7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.
8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL.
9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków europejskich w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – krajowy wkład publiczny ( udział 15%) i– udział Europejskiego Funduszu Społecznego ( udział – 85%).
- 130 – Rachunek bieżący jednostki;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetami;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 401 – Zużycie materiałów i energii
- 402 – Usługi obce;
- 404 – Wynagrodzenia;
- 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
- 409 – pozostałe koszty rodzajowe;
- 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 –Wynik finansowy.
Konto pozabilansowe
- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.
10. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu państwa i Europejskiego Funduszu Społecznego.
L.p. Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 130 223
2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 401
402 201
3. zapłata zobowiązań z tytułu usług i dostaw 201 130
4. Odsetki na rachunku bankowym 130 240
5. Przekazanie odsetek od środków na rachunku wyodrębnionym na rachunek budżetu
240
130
6. Naliczenie wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło 404
231
7 Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 405 229
8
9. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia, ROR
231
231
231
229
225
240
10. Zapłata zobowiązań z tytułu
Dostaw i usług 201 130
11. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło, itp.
240
130
12. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
130
13. Zapłata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
130
14. Należności z tytułu dochodów budżetowych 222
720
15. Zwrot niewykorzystanych środków do Lidera Projektu 223
130
16. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -27S zrealizowanych dochodów budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
800
222
17. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223
800
18. Przeniesienie przychodów z tyt. dochodów budżetowych oraz przychodów finansowych
720
860
19. Przeniesienie na koniec roku kosztów finansowych 860 750
20. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 401,402,404,405,409
21. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980
22. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
23. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-
24. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym
-
998
IV. Procedura kontroli finansowej projektu
Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Instytucją Pośredniczącą –kierownik Projektu – Renata Wierzba.
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej- kierownik Projektu - Renata Wierzba.
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych – Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Marzena Milewska.
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.
V. Dowody księgowe zewnętrzne
1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem ( nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem).
Przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, strony umowy stosują sie do aktualnych „ Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki.
Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer umowy o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa nie należy zamieszczać zwrotu „ oraz ze środków budżetu państwa”;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 223 z 2007r, poz. 1655 z póżn. zm.).
2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez kierownika Projektu – Renatę Wierzbę, który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez kierownika Projektu – Renetę Wierzbę. Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Marzenę Milewską i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Wice Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków europejskich zgodnie z klasyfikacją budżetową.
VI. Dowody księgowe wewnętrzne
Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. Do rozliczeń wewnętrznych dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez kierownika Projektu – Renatę Wierzbę. Notę księgową i polecenie księgowania sporządza Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Marzena Milewska i potwierdza te dane podpisem, a zatwierdza Wice Starosta i Skarbnik.
VII. Okres przechowywania dokumentów
Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( § 17 pkt 2 umowy ).
§ 1
Wprowadzam procedurę kontroli finansowej i plan kont dla projektu „ Moja edukacja szansą na życie innych – edycja 3 ” w ramach PO KL – Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach , Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich” – stanowiące załącznik do zarządzenia.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Starosta
Lech Marek Szabłowski
Załącznik
do Zarządzenia Nr 46 /2012
Starosty Łomżyńskiego
z dnia 03 września 2012 roku
I. Nazwa projektu systemowego . pn. „Moja edukacja szansą na życie innych – edycja 3” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.5 Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich”.
Realizacja na podstawie Umowy NR –UDA-POKL.09.05.00-20-728/11-00 z dnia 22 marca 2012 roku zawartej z Instytucją Pośredniczącą tj. Urzędem Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku.
1. Realizacja projektu zgodnie z w/ w umową na podstawie wniosku w okresie od 03 września 2012 roku do 30 listopada 2012 roku.
2. Dofinansowanie na realizację Projektu przez Starostwo Powiatowe przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 49.900,00 zł i stanowiącej nie więcej niż 100% całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu w tym :
- 42.415,00 zł ze środków europejskich;
- 7.485,00 zł dotacja celowa z budżetu krajowego.
3. Odsetki bankowe od przekazanych Partnerowi środków finansowych, są dochodem budżetu powiatu, zgodnie z zapisami ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i podlegają przekazaniu na rachunek dochodów budżetu Starostwa Powiatowego w Łomży.
4. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków z Instytucji Pośredniczącej do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie Zarządzenie Nr 41/2012 Starosty Łomżyńskiego z dnia 2 sierpnia 2012 roku w sprawie zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łomży i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861, ze zm. ).
6. Środki otrzymane od Instytucji Pośredniczącej, którą jest Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku na dofinansowanie Projektu klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 85395 (853- Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, 85395 – Pozostała działalność) z tego:
- płatności ze środków europejskich ( 85%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 7.
- dotację celową z budżetu krajowego ( 15%) w paragrafie dochodów i wydatków odpowiednio z cyfrą 9.
7. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.
II. Organ Powiatu Łomżyńskiego
W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie wyciągów bankowych z HEXA BANKU Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi pomocniczy ( dochodów) rachunek bankowy nr 02 8762 0009 0003 2551 2000 0020 zgodnie z § 8 pkt. 5 umowy, z którego środki będą przekazane na rachunek wyodrębniony dla tego zadania.
1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład krajowy ( 15%) i udział Europejskiego Funduszu Społecznego (85%).
- 133 – Rachunek budżetu;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 960 – Skumulowane wyniki budżetu;
- 961 – Wynik wykonania budżetu;
2. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 23).
Lp. Treść Wn Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu wyciągu bankowy
133
901
2. Przekazanie środków na rachunek wyodrębniony 223 133
3. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 7 i 9.
902
223
4. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na fundusz programu 901
961
5. Przeksięgowanie rocznych wydatków na fundusz programu 961
902
Wydatki w jednostce tj. Starostwie Powiatowym w Łomży realizowane będą z rachunku bankowego wyodrębnionego o numerze 79 8762 0009 0003 2551 2000 0380 dla tego Projektu.
III. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe
4. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1) Dziennika częściowego;
2) Kont syntetycznych;
3) Kont analitycznych;
4) Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.
2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku.
3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Pani Marzena Milewska – Główny Specjalista Wydziału Finansowego. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu, podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.
4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.
• Koszty ogółem z podziałem na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i Cross – financing w kosztach ogólnych.
• Koszty bezpośrednie z podziałem na zadania ( budżet projektu przy wniosku o dofinansowanie).
5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków kwalifikowalnych;
• W tym VAT.
6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka / analityka).
7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.
8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL.
9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków europejskich w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – krajowy wkład publiczny ( udział 15%) i– udział Europejskiego Funduszu Społecznego ( udział – 85%).
- 130 – Rachunek bieżący jednostki;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetami;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 401 – Zużycie materiałów i energii
- 402 – Usługi obce;
- 404 – Wynagrodzenia;
- 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
- 409 – pozostałe koszty rodzajowe;
- 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 –Wynik finansowy.
Konto pozabilansowe
- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.
10. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu państwa i Europejskiego Funduszu Społecznego.
L.p. Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 130 223
2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 401
402 201
3. zapłata zobowiązań z tytułu usług i dostaw 201 130
4. Odsetki na rachunku bankowym 130 240
5. Przekazanie odsetek od środków na rachunku wyodrębnionym na rachunek budżetu
240
130
6. Naliczenie wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło 404
231
7 Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 405 229
8
9. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia, ROR
231
231
231
229
225
240
10. Zapłata zobowiązań z tytułu
Dostaw i usług 201 130
11. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło, itp.
240
130
12. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
130
13. Zapłata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
130
14. Należności z tytułu dochodów budżetowych 222
720
15. Zwrot niewykorzystanych środków do Lidera Projektu 223
130
16. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -27S zrealizowanych dochodów budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
800
222
17. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223
800
18. Przeniesienie przychodów z tyt. dochodów budżetowych oraz przychodów finansowych
720
860
19. Przeniesienie na koniec roku kosztów finansowych 860 750
20. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 401,402,404,405,409
21. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980
22. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
23. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-
24. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym
-
998
IV. Procedura kontroli finansowej projektu
Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Instytucją Pośredniczącą –kierownik Projektu – Renata Wierzba.
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej- kierownik Projektu - Renata Wierzba.
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych – Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Marzena Milewska.
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.
V. Dowody księgowe zewnętrzne
1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem ( nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem).
Przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, strony umowy stosują sie do aktualnych „ Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki.
Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer umowy o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa nie należy zamieszczać zwrotu „ oraz ze środków budżetu państwa”;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 223 z 2007r, poz. 1655 z póżn. zm.).
2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez kierownika Projektu – Renatę Wierzbę, który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez kierownika Projektu – Renetę Wierzbę. Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Marzenę Milewską i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Wice Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków europejskich zgodnie z klasyfikacją budżetową.
VI. Dowody księgowe wewnętrzne
Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. Do rozliczeń wewnętrznych dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez kierownika Projektu – Renatę Wierzbę. Notę księgową i polecenie księgowania sporządza Główny Specjalista Wydziału Finansowego – Marzena Milewska i potwierdza te dane podpisem, a zatwierdza Wice Starosta i Skarbnik.
VII. Okres przechowywania dokumentów
Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( § 17 pkt 2 umowy ).
