BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.), art. 35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn.zm.) oraz § 30 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łomży stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXXVIII/196/10 Rady Powiatu Łomżyńskiego z dnia 26 października 2010 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łomży zarządzam, co następuje:

§ 1.

Ustalam Regulamin Kontroli Zarządczej w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
Lech Marek Szabłowski


Załącznik
do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Łomżyńskiego
z dnia 9 marca 2011 r.

Regulamin Kontroli Zarządczej

ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne

§ 1. 1. Regulamin określa:
1) cele i zadania kontroli zarządczej,
2) elementy systemu kontroli zarządczej,
3) zakres kontroli finansowej.
2. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do wewnętrznych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Łomży.
3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna wewnętrznych komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego jest określona w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Łomży.
§ 2. Ilekroć jest mowa o:
1. Wewnętrznej komórce organizacyjnej - oznacza to:
1) Wydział Organizacyjny i Kadr,
2) Wydział Finansowy,
3) Wydział Komunikacji,
4) Wydział Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Budownictwa,
5) Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami,
6) Wydział Promocji, Rozwoju i Spraw Społecznych.
2. Stanowiskach funkcyjnych - oznacza to naczelników wydziałów, zastępców naczelników wydziałów, Skarbnika i Sekretarza Powiatu.
3. Kierownictwie - oznacza to Starostę i Wicestarostę.
4. Staroście - oznacza to kierownika Starostwa Powiatowego oraz zwierzchnika służbowego pracowników Starostwa.


ROZDZIAŁ 2
Organizacja kontroli zarządczej

§ 3. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy w następujących obszarach:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
§ 4. System kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Łomży jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę instytucjonalną.
§ 5. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:
1) poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),
2) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3) gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,
4) celowość - zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizowana przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
5) rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
§ 6. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Starostwie Powiatowym bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest zobowiązany:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
§ 7. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Cel, zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy regulamin.
§ 8. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez:
1) Wydziały Starostwa Powiatowego, na podstawie rocznego planu zatwierdzonego przez starostę, w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach działań poszczególnych wydziałów,
2) Zespoły kontrolne wyznaczone przez Starostę.

ROZDZIAŁ 3
Charakter i rodzaje kontroli zarządczej

§ 9. Charakter mechanizmów kontrolnych:
1) zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk,
2) wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły,
§ 10. Rodzaje kontroli:
1) zwrotna - dostarcza informacji na temat zakończonej działalności. Umożliwia udoskonalenie działania w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach,
2) równoległa - koryguje bieżące procesy. Monitoruje działalność w czasie rzeczywistym, aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów,
3) wyprzedzająca - przewiduje problemy i im zapobiega.

ROZDZIAŁ 4
System kontroli zarządczej

§ 11. Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:
1) środowiska wewnętrznego,
2) zarządzania ryzykiem,
3) czynności/mechanizmów kontrolnych,
4) informacji i komunikacji,
5) monitoringu i oceny.
§ 12. 1. Środowisko kontroli - odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w Starostwie. Wpływa na świadomość pracowników. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli.
2. Kierownik jednostki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.
3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumienie znaczenia systemu kontroli zarządczej.
4. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
5. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.
6. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
7. Zakres, o którym mowa w ust. 6 jest precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego.
8. Projekt zakresu, o którym mowa w ust. 6 opracowuje naczelnik wydziału, a zatwierdza Starosta.
9. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem.
§ 13. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:
1) wykonane na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,
2) oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści,
3) odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane,
4) spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki.
§ 14. 1. Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.
2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych i zgodności.
3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
4. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Starostwie Powiatowym umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.
§ 16. 1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
2. Starosta w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.

ROZDZIAŁ 5
Kontrola finansowa

§ 17. System kontroli zarządczej w zakresie realizacji zadań finansowanych środkami transferowanymi z podsektora rządowego uwzględniający standardy określone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych obejmuje głównie:
1) pobieranie i odprowadzanie dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych,
2) wykorzystanie otrzymanych dotacji,
3) realizację projektów przewidzianych do finansowania ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
4) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
5) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
6) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa w pkt.4.
§ 18. 1. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.
2. Procedury kontroli o których mowa w § 18 ust. 1 stanowią podstawę badania w trakcie trwania czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych z zawartym w nich wyznaczeniem.
§ 19. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w § 6 ust. 3 i 4 regulaminu.

ROZDZIAŁ 6
Postanowienia końcowe

§ 20. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym regulaminem, wnioski w tej sprawie należy składać u Sekretarza Powiatu.
§ 21.1. Zobowiązuje się naczelników wydziałów do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
2. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią zarządzenia i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
Lech Marek Szabłowski