BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( tekst jednolity: Dz. U. Nr 142 z 2002 r., poz. 1592 z późn. zm.) oraz ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku ( tekst jednolity: Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z 2009 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r.
Nr 128 poz. 861) - wprowadzam:


§ 1

Procedurę kontroli finansowej projektu i plan kont dla projektu „ Europejska Szkoła Wolontariatu” „ w ramach PO KL Priorytetu VII „ Promocja integracji społecznej” , Działanie 7.3 „ Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji”, współfinansowanego przez UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – co stanowi załącznik Nr 1.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia zleca się Skarbnikowi.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Starosta
Krzysztof Kozicki

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 46 /2010
Starosty Powiatu Łomżyńskiego
z dnia 14 września 2010 roku

I.
Nazwa projektu „Europejska Szkoła Wolontariatu” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Priorytet – VII „ Promocja integracji społecznej”
Działanie 7,3 „Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji”
Nr umowy: UDA-POKL.07.03.00-20-120/10-00 z dnia 30 sierpnia 2010 roku.
1. Realizacja projektu zgodnie z umową w okresie od 1 sierpnia 2010 do 30.11.2010 roku.
2. Dofinansowanie na realizację Projektu przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 49.570,00 zł i stanowiącej nie więcej niż 100% całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu w tym :
- 42.134,50 zł ze środków europejskich;
- 7.435,50 zł dotacja celowa z budżetu krajowego.
3. Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz rozwojowych, są dochodami powiatu zgodnie z ustawą o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i podlegają przekazaniu na rachunek dochodów Starostwa Powiatowego w Łomży;
4. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków z Instytucji Wdrążającej do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128, poz. 861).
6. Środki otrzymane z Instytucji Wdrażającej ( Instytucji Pośredniczącej II stopnia) z budżetu środków europejskich klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 85395 (853- Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, 85395 – Pozostała działalność).
7. Transze dofinansowania będą przekazywane na rachunek ( dochodów) pomocniczy – w Banku Spółdzielczym w Piątnicy nr 02 8762 0009 0003 2551 2000 0020 , a następnie na wyodrębniony dla Projektu nr 63 8762 0009 0003 2551 2000 0280.
8. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.


II. Organ Powiatu Łomżyńskiego
W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie wyciągów bankowych z Banku Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi pomocniczy ( dochodów) rachunek bankowy nr 02 8762 0009 0003 2551 2000 0020 zgodnie z § 8 pkt 5 umowy z którego środki będą przekazywane na rachunek wyodrębniony dla tego zadania.

Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład krajowy ( 15%) i udział Europejskiego Funduszu Społecznego (85%).

- 133 – Rachunek budżetu;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 960 – Skumulowane wyniki budżetu;
- 961 – Wynik wykonania budżetu;

1. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 12).

Lp. Treść Wn Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu – wyciąg bankowy 133 901
2. Przekazanie środków do beneficjenta - wyciąg bankowy 223 133
3. Odsetki od środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym przekazane na rachunek budżetu
133
901


4. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 7 i 9.

902


223

5. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na wynik wykonania budżetu. 901

961


6. Przeksięgowanie rocznych wydatków na wynik wykonania budżetu. 961
902


Wydatki w jednostce budżetowej tj. Starostwie Powiatowym w Łomży realizowane będą z rachunku wyodrębnionego nr 62 8762 0009 0003 2551 2000 0280 dla tego Projektu.

II. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe
1. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1) Dziennika częściowego
2) Kont syntetycznych;
3) Kont analitycznych;
4) Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.


2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku.
3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Pani Marzena Milewska – Główny Specjalista Wydziału Finansowego. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu, podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.
4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.
• Koszty ogółem z podziałem na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i Cross – financing w kosztach ogólnych.
• Koszty bezpośrednie z podziałem na zadania ( budżet projektu przy wniosku o dofinansowanie).
5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków kwalifikowalnych;
• w tym VAT .
6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka/ analityka).

7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.

8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu PO KL.


9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków pomocowych w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne - krajowy wkład publiczny ( udział 15%) i– udział Europejskiego Funduszu Społecznego ( udział - 85%).


- 130 – Rachunek bieżący jednostki;
- 020 – Wartości niematerialne i prawne;
- 013 – Pozostałe środki trwałe;
- 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych , wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetami;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 400 – Amortyzacja;
- 401 – Zużycie materiałów i energii;
- 402 – Usługi obce;
- 403 – Podatki i opłaty;
- 404 – Wynagrodzenia;
- 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;
- 409 – pozostałe koszty rodzajowe;
- 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 –Wynik finansowy.

Konto pozabilansowe

- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.

12. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu państwa i Europejskiego Funduszu Społecznego.

L.p. Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 130 223

2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 402,403 201
3. Odsetki na rachunku bankowym 130 240
4. Przekazanie odsetek na rachunek budżetu 240 130
5. Zwrot kosztów delegacji służbowej krajowej personelu projektu 409 240
7. Naliczenie wynagrodzenia brutto z tytułu umowy – zlecenia; umowy o dzieło 404

231
8. Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 405 229
9. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia , ROR
231
231

231
229
225

240
10. Zapłata zobowiązań z tytułu
dostaw i usług 201 130
11. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy- zlecenia, umowy o dzieło, rozliczenia delegacji służbowych

240
130
12. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
130
13. Zaplata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
130
14. Należności z tytułu dochodów budżetowych 222
720
15. Zwrot niewykorzystanej dotacji rozwojowej 223
130
16. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -27S zrealizowanych dochodów budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
800
222

17. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223

800
18. Przeniesienie przychodów z tyt. dochodów budżetowych oraz przychodów finansowych 720 860
19. Przeniesienie salda na wynik finansowy 761 860
20. Przeniesienie na koniec roku kosztów finansowych 860 720
21. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 401,402,404,405,409
22. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980

23. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
24. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-
25. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym
-
998


III Procedura kontroli finansowej projektu
Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Instytucją Wdrażającą – Koordynator Projektu Edyta Zawojska ;
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej –Kierownik projektu – Edyta Zawojska ;
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych - Główny specjalista –Marzena Milewska ;
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.
5.


IV Dowody księgowe zewnętrzne

1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem ( nie dotyczy kosztów pośrednich rozlicznych ryczałtem).
Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer umowy o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrotu
„ oraz ze środków budżetu państwa „ nie należy zamieszczać;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 113 z 2010 r, poz. 759 z póżn. zm.).

2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez Koordynator Projektu Edyta Zawojska, który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez Koordynatora Projektu – Edyta Zawojska . Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Marzenę Milewską i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków UE zgodnie z klasyfikacją budżetową.


V. Dowody księgowe wewnętrzne
Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. W przypadku braku pod wyciągiem bankowym dokumentu źródłowego sporządza się dowód księgowy PK. Do rozliczeń wewnętrznych tj. rozmów telefonicznych, opłaty pocztowe itp. dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez Koordynatora Projektu – Edytę Zawojską. Notę księgową i polecenie księgowania sporządza Gł. Specjalista ds. Finansowych – Marzena Milewska i potwierdza te dane podpisem a zatwierdza Starosta Powiatu i Skarbnik.

VI . Okres przechowywania dokumentów
Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( § 17 umowy).

Starosta
Krzysztof Kozicki