BIP - Starostwa Powiatowego w Łomży

Na podstawie 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( tekst jednolity: Dz. U. Nr 142 z 2002 r., poz. 1592 z późn. zm.) oraz ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku ( tekst jednolity: Dz. U. Nr 152 poz. 1223 z 2009 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142 i z 2008 r. Nr 72, poz. 422) - wprowadzam:


§ 1

Procedurę kontroli finansowej projektu i plan kont dla projektu „ Spółdzielnia socjalna – Moja własna szansa na pracę” w ramach PO KL Priorytetu VI „ Rynek pracy otwarty dla wszystkich”, Działanie 6 „Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia” współfinansowanego przez UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego – co stanowi załącznik Nr 1.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia zleca się Skarbnikowi.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Starosta
Krzysztof Kozicki


Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 31 /2010
Starosty Powiatu Łomżyńskiego
z dnia 6 lipca 2010 roku

I.
Nazwa projektu „Spółdzielnia socjalna – Moja własna szansa na pracę” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
Priorytet – VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich ;
Działanie – 6.2 „ Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia”
Nr umowy: UDA-POKL.06.02.00-20-072/09-00 z dnia 17 listopada 2009 roku i aneks do umowy o numerze UDA-POKL.06.02.00-20-072/09-01 z 29 marca 2010 roku.
1.Realizacja projektu zgodnie z umową w okresie od 1 lipca 2010 do 31.12.2011 roku.
2.Dofinansowanie na realizację Projektu przyznano w kwocie nieprzekraczalnej 858.240,00 zł i stanowiącej nie więcej niż 100% całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu w tym :
- 729.504,00 zł ze środków europejskich;
- 128.736,00 zł dotacja celowa z budżetu krajowego.
3.Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz rozwojowych, są dochodami powiatu zgodnie z ustawą o dochodach jednostek samorządu terytorialnego i podlegają przekazaniu na rachunek dochodów Starostwa Powiatowego w Łomży;
4. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone od dnia rozpoczynającego rok obrotowy tj. od 1 stycznia każdego roku kalendarzowego lub od dnia otrzymania środków z Instytucji Wdrążającej do dnia zamknięcia roku obrotowego tj. do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.
5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z niżej ustalonym planem kont dla organu i jednostki, opracowanym na podstawie Zarządzenie Nr 18/2008 r Starosty Łomżyńskiego z dnia 14 sierpnia 2008 roku w sprawie zasad rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łomży.
6. Środki otrzymane z Instytucji Pośredniczącej z budżetu środków europejskich klasyfikuje się w rozdziale klasyfikacji budżetowej , z jakiego ponoszone są wydatki tj. z rozdziału 85395 (853- Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, 85395 – Pozostała działalność)
7. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone w języku polskim, w walucie PLN.


II. Organ Powiatu Łomżyńskiego
W księdze Organu Powiatu Łomżyńskiego zapisy księgowe dokonywane będą na podstawie kserokopii wyciągów bankowych z Banku Spółdzielczego w Piątnicy, który prowadzi wyodrębniony rachunek bankowy nr 76 8762 0009 0003 2551 2000 0240 zgodnie z § 8 pkt 5 umowy dla tego zadania, poświadczonych za zgodność z oryginałem. Osobą uprawnioną do potwierdzenia za zgodność z oryginałem jest Skarbnik Powiatu.

1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w organie powiatu korzysta się z bilansowych kont syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne – wkład krajowy ( 15%) i udział Europejskiego Funduszu Społecznego (85%).

- 133 – Rachunek budżetu;
- 137 – Rachunki środków funduszy pomocowych;
- 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
- 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych;
- 901 – Dochody budżetu;
- 902 – Wydatki budżetu;
- 907 – Dochody z funduszy pomocowych;
- 908 – Wydatki z funduszy pomocowych;
- 960 – Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu;
- 961 – Niedobór lub nadwyżka budżetu;
- 967 – Fundusze pomocowe;

2. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ( księgi finansowe organu – pozycja ewidencyjna Nr 11).

Lp Treść Wn Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu – do kserokopii wyciągu bankowego sporządza się dowód PK

137
907
901
2. Przekazanie środków do beneficjenta - dowód PK 223
228 137
3. Odsetki od środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym przekazane na rachunek budżetu
133
901


4. Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania lub innego dokumentu np. polecenia księgowania – Rb – 28S z czwartą cyfrą 8 i 9.

902
908

223
228
5. Przeksięgowanie rocznych otrzymanych dochodów na fundusz programu 901
907
961
967

6. Przeksięgowanie rocznych wydatków na fundusz programu 961
967 902
908


II. Jednostka budżetowa – Starostwo Powiatowe

1. W Starostwie Powiatowym w Łomży prowadzi się wyodrębnioną księgowość w zakresie realizacji zadania poprzez założenie:
1) Dziennika częściowego
2) Kont syntetycznych;
3) Kont analitycznych ;
4) Sporządzanie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia sald kont pomocniczych stosowanie do art. 13 ustawy o rachunkowości.


2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych metodą komputerową przy użyciu programu komputerowego Quorum F-K wersja 4.00 z firmy informatycznej QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Gliwice Nr licencji 85/2006/ASA/QNT do umowy Nr 182/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku.
3. Ewidencję finansowo – księgową operacji finansowych związanych z realizacją projektu prowadzić będzie Pani Marlena Wierzbowska – pracownik Wydziału Finansowego oraz asystent księgowego - Główny Specjalista – Marzena Milewska. Realizacja wydatków następuje zgodnie z założeniami projektu, podpisaną umową, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.
4. Ewidencja księgowa prowadzona będzie z podziałem na kategorie kosztów i zadania zgodnie z założeniami budżetu projektu.
• Koszty ogółem z podziałem na koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i Cross – financing w kosztach ogólnych.
• Koszty bezpośrednie z podziałem na zadania ( budżet projektu przy wniosku o dofinansowanie).
5. Ponadto ewidencja księgowa powinna być prowadzona dodatkowo w formie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki na zadania objęte wnioskiem. Tabela stanowi załącznik Nr 1 do wniosku beneficjenta o płatność i zawiera takie elementy jak:
• Nr dokumentu;
• Numer księgowy lub ewidencyjny;
• Datę wystawienia dokumentu;
• Datę zapłaty;
• Nazwa towaru lub usługi;
• Kwota dokumentu brutto;
• Kwota dokumentu netto;
• Kwota wydatków kwalifikowalnych;
• w tym VAT .
6. Zestawienie sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością ( syntetyka/ analityka).

7. Zestawienie jest podpisywane przez Skarbnika Powiatu uwiarygodniającego zawartość danych w zestawieniu.

8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna wydatek za niekwalifikowany, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu PO KL.

9. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków pomocowych w Starostwie Powiatowym korzysta się z kont bilansowych syntetycznych z podziałem na konta syntetyczne - krajowy wkład publiczny ( udział 15%) i– udział Europejskiego Funduszu Społecznego ( udział - 85%).


- 137– Rachunki środków funduszy pomocowych;
- 020 – Wartości niematerialne i prawne;
- 013 – Pozostałe środki trwałe;
- 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;
- 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych;
- 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych;
- 225 – Rozrachunki z budżetem;
- 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
- 228 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych;
- 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;
- 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;
- 240 – Pozostałe rozrachunki;
- 400 – koszty wg rodzajów;
- 750 – Przychody i koszty finansowe;
- 800 – Fundusz jednostki;
- 860 – Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy.

Konto pozabilansowe
- 980 – Plan finansowy wydatków budżetowych;
- 998 – Zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego.


12. Ewidencja księgowa wydatków realizowanych bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku budżetu ze środków budżetu państwa i Europejskiego Funduszu Społecznego.
Lp Treść Win Ma
1. Wpływ środków na realizację projektu 137 223
228
2. Zobowiązania wynikające z faktur lub rachunku z tytułu dostaw i usług 400 201
3. Odsetki na rachunku bankowym 137 240
4. Przekazanie odsetek na rachunek budżetu 240 137
5. Przekazanie dotacji na utworzenie spółdzielni socjalnej dla osób tworzących spółdzielnię
240
137
6 Rozliczenie dotacji – zwrot niewykorzystanej 137 240
5. Zakup środka trwałego ( laptop, drukarka,
013
201
6. Naliczenie amortyzacji środka trwałego
400
072
7. Zakup oprogramowania 020 201
8. Naliczenie amortyzacji od zakupionego oprogramowania 400 072
9. Naliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy – zlecenia; umowy o dzieło 400

231
10. Naliczenie składek ZUS i Fundusz Pracy 400 229
11. Rozliczenie wynagrodzenia;
- składki ubezpieczeniowe
- zaliczka na podatek dochodowy – PIT
- inne potracenia , ROR
231
231

231
229
225

240
12. Zapłata zobowiązań z tytułu
dostaw i usług 201 137
13. Zapłata zobowiązań z tytułu wynagrodzenia w ramach umowy- zlecenia, umowy o dzieło

240
137
14. Zapłata zobowiązań z tytułu podatku dochodowego PIT
225
137
15. Zaplata z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy
229
137
16. Równowartość naliczonej amortyzacji
800
761
17. Należności z tytułu dochodów budżetowych 222
227 750
18. Zwrot niewykorzystanej dotacji rozwojowej 223
228 137
19. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -27S zrealizowanych dochodów budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)

800
222
227

20. Przeksięgowania wg sprawozdań budżetowych Rb -28S zrealizowanych wydatków budżetowych ( okresowo lub na koniec roku)
223
228
800
21. Przeniesienie przychodów z tyt. dochodów budżetowych oraz przychodów finansowych 750 860
22. Przeniesienie salda na wynik finansowy 761 860
23. Przeniesienie na koniec roku kosztów finansowych 860 750
24. Przeksięgowanie salda poniesionych kosztów w roku budżetowym 860 400
25. Nieodpłatne przekazanie komputera na rzecz Starostwa 072 013
26. Nieodpłatne przekazanie oprogramowania 072 020
27. Równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych - 980

28. Plan wydatków oraz jego korekty 980 -
29. Równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym
998
-
30. Operacje finansowe związane z planem finansowym wydatków projektu
-
998


III Procedura kontroli finansowej projektu
Za prawidłową realizację projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
1. W zakresie dotrzymania terminów i rozliczenia z Instytucją Pośredniczącą ( Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego) – Kierownik Projektu Dariusz Budrowski
2. Opisywanie dokumentów finansowych w zakresie merytorycznym i przedkładanie do komórki finansowej –Kierownik Projektu – Dariusz Budrowski;
3. W zakresie ewidencji księgowej operacji finansowych – Pracownik Wydziału Finansowego –Marlena Wierzbowska i Marzena Milewska;
4. Nadzór finansowo – księgowy – Skarbnik Powiatu – Barbara Gorzęba.


IV Dowody księgowe zewnętrzne

1. Opisy oryginalnych faktur / innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem ( nie dotyczy kosztów pośrednich rozlicznych ryczałtem).
Opis dokumentu księgowego powinien zawierać, co najmniej:
• Numer umowy o dofinansowanie w ramach PO KL;
• Tytuł projektu;
• Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu ( lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w ramach, którego wydatek jest ponoszony;
• Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - adnotacja ta powinna być umieszczona na pierwszej stronie oryginału faktury/ dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa zwrotu
„ oraz ze środków budżetu państwa „ nie należy zamieszczać;
• Na pierwszej stronie faktury/ innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja – Ujęto we wniosku o płatność za okres …..( Dzień – miesiąc – rok w dowolnym formacie – data podpisania pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto wydatek;),
• Kwotę kwalifikowaną oraz kategorię wydatku lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania;
• Informację o poprawności merytorycznej i formalno- rachunkowej, ( jeśli na podstawie odrębnych przepisów beneficjent zobowiązany jest do stosowania takiego opisu.)
• Adnotację, iż wydatki zamieszczane na fakturze są realizowane zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. tekst jednolity Dz. U. Nr 223 z 2007r, poz. 1655 z póżn. zm.).

2. Faktury VAT i inne dokumenty związane z wydatkami podlegają kontroli przez Kierownika Projektu Dariusz Budrowski , który potwierdza rzetelność danych w nich wyrażonych i zamieszcza na nich klauzulę „ Sprawdzono pod względem merytorycznym „ datą, podpisem i pieczątką imienną.
3. Ponadto wykazuje się ścisłe powiązanie przedłożonego dokumentu z projektem i umową poprzez oświadczenie pisemne złożone przez Kierownika Projektu – Dariusz Budrowski . Tak opisany dokument wpływa do Wydziału Finansowego, gdzie poddawany jest kontroli przez pracownika prowadzącego obsługę finansową Projektu – Marlena Wierzbowska i Marzena Milewska i podpisywany przez Skarbnika Powiatu –„ Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, data, podpis i pieczęć imienna.
4. Dokument potwierdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przedkładany jest do zatwierdzenia Staroście Powiatu i Skarbnikowi do wypłaty. Opłacony dokument powinien określać wydatek finansowany ze środków UE zgodnie z klasyfikacją budżetową.


V. Dowody księgowe wewnętrzne
Dowodem wewnętrznym jest dowód PK – polecenie księgowania. W przypadku braku pod wyciągiem bankowym dokumentu źródłowego sporządza się dowód księgowy PK. Do rozliczeń wewnętrznych tj. rozmów telefonicznych, opłaty pocztowe itp. dowodem księgowym jest nota księgowa. Nota księgowa wystawiona zostanie na podstawie właściwego rozliczenia w formie zestawienia potwierdzonego przez Kierownika Projektu – Dariusza Budrowskiego . Notę księgową i polecenie księgowania sporządza Pracownik Wydziału Finansowego – Marlena Wierzbowska i Marzenia Milewska i potwierdza te dane podpisem a zatwierdza Starosta Powiatu i Skarbnik.

VI . Okres przechowywania dokumentów
Dokumenty finansowe dotyczące Projektu przechowywane będą w Wydziale Finansowym w odrębnych segregatorach przez okres wskazany w umowie tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku ( § 17 pkt 5 umowy).

Starosta
Krzysztof Kozicki