Jak zlikwidować klub sportowy wpisany do ewidencji klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej oraz uczniowskich klubów sportowych, prowadzonej przez starostę łomżyńskiego?
Likwidacja uczniowskiego klubu sportowego lub klubu sportowego jest procesem, który wymaga przestrzegania określonych kroków oraz wymogów prawnych.
Instrukcja zawiera odniesienia do szeregu dokumentów dołączonych do tej wiadomości. Zaznaczamy, że mają one jedynie charakter poglądowy (oprócz zawiadomienia i wniosku składanych do Starosty Łomżyńskiego), a nie obligatoryjny – mają przede wszystkim wspomóc Państwa w skutecznym przeprowadzeniu procesu likwidacji (określają jednak wszystkie wymagane prawem dane, które należy uzupełnić). Proponujemy również przygotowywanie wszystkich dokumentów w przynajmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym egzemplarzu do akt klubu i dla organu ewidencyjnego. Jako źródło wiedzy na temat procesu likwidacji klubu, polecamy także korzystanie z serwisu https://www.ngo.pl/, który zawiera szereg pomocnych w tej dziedzinie poradników, wzorów, kalkulatorów.
Etap 1 – podjęcie decyzji o rozwiązaniu klubu
Pierwszym krokiem jest zwołanie Walnego Zebrania Członków, które podejmie decyzję o rozwiązaniu klubu.
Na zebraniu należy podjąć następujące uchwały:
- Uchwała o rozwiązaniu klubu,
- Uchwała o wyborze likwidatora,
- Uchwała o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji,
- Uchwała o miejscu przechowywania dokumentów po likwidacji.
Dokumenty, które trzeba sporządzić (przykładowe wzory dokumentów znajdują się w pliku nr 1)
- Protokół z Walnego Zebrania
- Lista obecności
- 4 uchwały:
- Uchwała o rozwiązaniu klubu,
- Uchwała o wyborze likwidatora,
- Uchwała o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji,
- Uchwała o miejscu przechowywania dokumentacji.
Po podjęciu uchwał klub formalnie wchodzi w stan likwidacji.
Etap 2 – zawiadomienie Starosty Łomżyńskiego o wszczęciu likwidacji
Likwidator ma obowiązek powiadomić Starostę Łomżyńskiego, że klub został postawiony w stan likwidacji w terminie 14 dni od podjęcia stosownej uchwały – to pierwszy krok w likwidacji klubu.
Służy do tego formularz:
„Zawiadomienie o wszczęciu likwidacji klubu sportowego wpisanego do ewidencji” (plik nr 2).
Do zawiadomienia dołącza się:
- Protokół z Walnego Zebrania Członków,
- Listę obecności,
- Uchwałę o rozwiązaniu klubu,
- Uchwałę o wyborze likwidatora,
- Uchwałę o przeznaczeniu majątku,
- Uchwałę o miejscu przechowywania dokumentów.
Po złożeniu zawiadomienia likwidator może rozpocząć czynności likwidacyjne.
Etap 3 – przeprowadzenie czynności likwidacyjnych
W tym momencie, klub nie prowadzi już nowych działań, a likwidator porządkuje sprawy związane z dokumentacją i finansami organizacji – finałem tych działań będzie złożenie sprawozdania przed walnym zebraniem członków.
Polecamy, by proces ten rozpocząć od dopełnienia obowiązku podania do publicznej wiadomości informacji o wszczęciu postępowania likwidacyjnego, w celu zaspokojenia ewentualnych wierzycieli. Ogłoszenie powinno być widoczne przez co najmniej 14 dni kalendarzowych. Formalność tę można spełnić, np. zamieszczając bezpłatne ogłoszenie w serwisie https://www.ngo.pl/ lub poprzez ogłoszenie w prasie, na stronie internetowej. Dowód dopełnienia tego obowiązku będzie potrzebny w późniejszym etapie, do wykreślenia klubu z właściwej ewidencji.
Do obowiązków likwidatora należy m.in.:
- zakończenie bieżących spraw klubu,
- ściągnięcie należności,
- uregulowanie zobowiązań,
- sporządzenie spisu inwentarza,
- rozliczenie majątku zgodnie z uchwałą Walnego Zebrania Członków,
- zamknięcie rachunku bankowego (jeżeli taki funkcjonował),
- archiwizacja dokumentów i przekazanie ich zgodnie z uchwałą walnego zebrania członków (sugerujemy, by sporządzić protokół z aktu przekazania, na użytek wewnętrzny)
- przygotowanie sprawozdania likwidatora,
- przygotowanie dwóch sprawozdań finansowych:
- na dzień rozpoczęcia likwidacji,
- na dzień zakończenia likwidacji.
Ww. obowiązki mogą różnić się skalą i stopniem skomplikowania zależnie od organizacji klubu; w szczególnych przypadkach może wystąpić konieczność podjęcia dodatkowych kroków.
Przykładowe sprawozdania likwidatora zawiera plik nr 3, sprawy finansowe zobrazowano w zbiorczym pliku pn. „dokumenty finansowe” – te należy uregulować również w przypadku gdy Klub nie dysponował i nie dysponuje żadnym majątkiem.
W momencie, gdy dopełniono wszelkich formalności, zwołuje się ostatnie walne zebranie członków klubu.
Etap 4 – ostatnie Walne Zebranie Członków i finał procesu likwidacji
To zebranie kończy proces likwidacji i opiera się na wyrażeniu absolutorium – zaakceptowaniu, działań podjętych do tej pory przez likwidatora.
By formalnie wyrazić taką zgodę, na zebraniu należy podjąć uchwałę w sprawie zakończenia likwidacji. Uchwała powinna w szczególności:
- zatwierdzić sprawozdanie z likwidacji przedstawione przez likwidatora,
- zatwierdzić sprawozdanie finansowe likwidacji sporządzone na dzień zakończenia likwidacji,
- stwierdzić zakończenie procesu likwidacji.
Podjęta uchwała formalnie kończy proces likwidacji – teraz pozostaje jedynie zwrócić się do organów ewidencyjnych z wnioskiem o wykreślenie klubu z ich ewidencji.
Dokumenty, które powinny pozostać po ostatnim walnym zebraniu członków to:
- Protokół z Walnego Zebrania Członków,
- Lista obecności,
- Uchwała w sprawie zakończenia likwidacji,
- Sprawozdanie likwidatora z procesu likwidacji,
- Dwa sprawozdania finansowe:
- na dzień rozpoczęcia likwidacji,
- na dzień zakończenia likwidacji.
Wzory tych dokumentów zawiera plik nr 4 oraz wspomniane wcześniej plik nr 3 i plik pn. „dokumenty finansowe”
Etap 5 – wykreślenie klubu z ewidencji
Ostatnim krokiem jest złożenie do Starosty Łomżyńskiego:
„Wniosku o wykreślenie klubu z ewidencji” (plik nr 5).
Do wniosku dołącza się:
- Sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień rozpoczęcia likwidacji;
- Sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień zakończenia likwidacji,
- Sprawozdanie likwidatora,
- Protokół z Walnego Zebrania Likwidacyjnego wraz z listą obecności,
- Uchwałę o zakończeniu likwidacji,
- Potwierdzenie podania do informacji publicznej wiadomości o likwidacji (np. w formie wydruku zrzutu ekranu),
- Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 10 zł od wydania decyzji administracyjnej
(z opłaty zwolnione są uczniowskie kluby sportowe).
Opłaty, o której mowa powyżej, można dokonać:
- W kasie Starostwa Powiatowego w Łomży (ul. Szosa Zambrowska 1/27, 18-400 Łomża)
- lub przelewem na dane: Urząd Miejski w Łomży, Getin Noble Bank SA, Nr 66 1560 0013 2294 6771 7000 0007
Po przeanalizowaniu złożonych dokumentów i pozytywnym rozpatrzeniu wniosku Starosta Łomżyński wydaje decyzję o wykreśleniu klubu z ewidencji. Decyzję o wykreśleniu likwidator otrzymuje nie później niż w ciągu 1 miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych, nie później niż w ciągu 2 miesięcy od złożenia wniosku.
Dopiero z chwilą odbioru decyzji o wykreśleniu z ewidencji uczniowskich klubów sportowych/ klubów sportowych podmiot traci osobowość prawną.
Etap 6 – Zgłoszenie likwidacji do innych organów
Po otrzymaniu decyzji o wykreśleniu z ewidencji Starosty należy również poinformować odpowiednie urzędy, takie jak urząd skarbowy, urząd statystyczny o zakończeniu działalności klubu, celem wyrejestrowania z bazy NIP oraz REGON (jeśli dotyczy).